Route Master sustav za podršku prodaji na terenu

ROUTE MASTER je informacijski sustav baziran na mobilnim uređajima (PDA - Personal Data Asistant ili Smartphone mobiteli) namijenjen za podršku prodajnom osoblju na terenu, a korisniku služi za računalno praćenje prodaje na terenu, obradu prodajnih mjesta, preuzimanje narudžbi od kupaca, potvrdu dostave robe ili/i izdavanje računa na mjestu isporuke, evidenciju zaduženja opreme, te kreiranje, obradu i praćenje marketinških anketa.

ROUTE MASTER sustav čine tri komponente:

• Route Master - Programska cjelina razvijena na .NET Compact Framework platformi, koja se instalira na mobilne uređaje sa operativnim sustavom Windows mobile 5.0+, a sastoji se od slijedećih funkcionalnosti:
  • Prodaja - uzimanje narudžbi od kupaca, pregled prodaje, povijesti prodaje po artiklima i dugovanja kupaca.
  • Ambulantna prodaja - prodaja iz kamiona, izdavanje računa, zaliha na kamionu.
  • Potvrda dostava (POD) - dostava robe, dostavnice, izdavanje računa, potvrda dostavnih dokumenata (POD), zaliha po LOTu.
  • Unapređivanje prodaje - kupci, kontakt, promocije, anketiranje, promo materijali,.
  • Praćenje rada komercijlista.
  • Poruke i zadaci - Razmjena poruka i slanje zadataka komercijalistima na terenu.
• SBackoffice - Programska cjelina razvijena na MS .NET Framework platformi, kao klijent-server aplikacija s korištenjem MS SQL Server baze podataka. Instalira se na osobno računalo (PC) i služi za administraciju sustava, pripremu ulaznih podataka za mobilne uređaje i obradu unesenih podataka sa terena.

• Data Integrator - Programska cjelina instalirana na poslužitelju koja služi za centralno upravljanje i razmjenu podataka između ručnih računala i poslovno-informacijskog sustava tvrtke Naručitelja.

Osnovne funkcionalnosti sustava

Kupci

Prodajnom predstavniku na terenu su u svako doba dostupni svi osnovni podaci o adresi, matičnom broju, kontakt osobi, telefon, faks i sl., ako i napredni podaci o dosadašnjoj prodaji, analiza dugovanja, kredit-limiti, blokade, povijesti prodaje po artiklima, asortimani artikala,  evidencija zadužene opreme (hladnjaci, vitrine...).

Narudžbe

Komercijalist na terenu ima mogućnost preuzeti narudžbu od kupca na ručno računalo umjesto na papir. Kod izrade narudžbe su mu dostupni svi podaci o kupcu: asortimani za kategorije kupaca, predložak prodaje prema najprodavanijim artiklima ili prema zadnjoj narudžbi, artikli na akciji itd.
Unosom narudžbe u informacijski sustav direktno na prodajnom mjestu eliminira ponvni unos ili prepisivanje narudžbe, što rezultira u direktnoj uštedi u vremena i ljudskih potencijala na tim poslovima. Nadalje, ovakav način rada smanjuje broj grešaka u sustavu distribucije robe što znatno smanjuje troškove krivih isporuka i povrata robe, a dodatno poboljšava zadovoljstvo i odnose s kupcima.
Korištenjem GPRS/GSM tehnologije, narudžbu je moguće, direktno sa prodajnog mjesta, poslati na otpremu u informacijski sustav tvrtke. Ovaj način rada omogućuje optimizaciju rada na otpremnim skladištima, tako da se utovar i priprema robe za distribuciju može raditi kroz cijeli dan, a ne samo po povratku komercijalista s terena i po unosu narudžbi sa papira u informacijski sustav otpreme robe.

Ambulantna prodaja

Ovaj način veleprodaje zasnovan na direktnoj prodaji iz kamiona bez prethodnog naručivanja robe. U pravilu ga koriste tvrtke proizvođači sa manjim asortimanom robe, koja u pravilu ima dugačke rokove trajanja.
Za ovakav način prodaje, Route Master omogućava izdavanje računa na prodajnom mjestu, jer ima sve komercijalne podatke o kupcu: informacije o cijenama artikala, o porezu, sredstvima plaćanja, rabatima po dobavljaču/grupi artikala/pojedinačnom artiklu, akcijskim cijenama itd.
Nadalje, u svako vrijeme je vozač ima točnu i lako preglednu listu stanja zaliha dostavnog vozila. Vozač/prodavač na kraju dana priprema narudžbu za dotovar svojih zaliha na kamionu prema otpremnom skladištu.
Za ovakav način rada potrebno je osim mobilnog uređaja imati u vozilu i prijenosni pisač.

Potvrda dostave (Proof Of Delivery)

Distribucija robe u veleprodaji sa dostavom robe kupcu zahtijeva od dostavljača da za svakog kupca ispostavi točno onu robu naručenu od kupca i ispisanu na dostavnici. Za "neegaliziranu" robu tj. robu koja se naručuje komadno, a isporučuje prema težini (mesna industrija, pekarstvo, mljekarstvo...), količine na dostavnici potrebno je korigirati prema stvarnoj težini zaprimljenoj od strane kupca.
Sustav Route Master omogućuje da se dostavnice umjesto na papiru pripreme elektronski na mobilnom uređaju, te da se ispisuju tek nakon korekcije količina naručene robe.
Kod ovakvog načina rada preporučuje se korištenje barkod tehnologije na način da se roba pakira sa tzv. težinskim barkodovima, gdje dostavljač očitavanjem barkoda automatski korigira količinu na otpremnici i nema grešaka unosa.
Sustav podržava i praćenje sljedivosti robe do nivoa prodajnog mjesta ukoliko je roba obilježene LOT ili SSCC barkodovima.

Unapređivanje prodaje i istraživanje tržišta

Svi terenski komercijalisti pomoću Route Master sustava mogu na prodajnom mjestu obavljati i poslove unapređivanja prodaje.
Ovaj programski modul posebno je koristan tvrtkama koje nemaju direktnu prodaju i distribuciju do prodajnog mjesta, nego robu u maloprodaju dostavljaju tvrtke distributeri. Osim toga neki kanali prodaje kao npr. HoReCa (hoteli, restorani, kafići...) u pravilu imju specijalizirne distributere koji prodaju robu (hrana, piće, kuhinjski potrošni materijal...) od više proizvođača, ali proizvođači mogu imati unapređivače prodaje koji se brinu za promocije robe, zadovoljstvo kupaca i vode brigu o opremi u najmu (hladnjaci, kafe aparati, samoposlužni aparati, brendirani promo materijali i sl.)
Osim vođenja evidencije o proširenom setu podataka o kupcima (CRM), kao što su podaci o kontaktima, promocijama, akcijama, izdanim promotivnim materijalima, postoji i razrađen sustav dinamičkih marketinških upitnika koje unapređivači prodaje popunjvaju na prodajnim mjestima.
Sustav za kreiranje anketa, prema zadanim kriterijima kreira listu anketa dodijeljenu pojedinom kupcu, prodajnom mjestu, nekoj kategoriji prodajnog mjesta, nekom kanalu prodaje ili nekom komercijalistu. Ankete kreairaju prodajni ili marketinški voditelji, najčešće dinamički za neke vremenske periode po potrebi, a neke ankete mogu biti stalne.

Praćenje učinkovitosti prodavača

Za svaki radni dan se definiraju hodogrami sa redoslijedom obilaska prodajnih mjesta na zadanom terenu. Završetak rada na pojedinom prodajnom mjestu kreira sumarni slog opisa obilaska kupca u koji se upisuje datum vrijeme obilaska, eventualni razlog zbog kojeg nije bilo prodaje, broj izdanih dokumenata i/ili broj storniranih dokumenata. Za uređaje koji imaju GPS dodatak može se predefinirati obavezni zapis trenutne geografske pozicije korisnika/uređaja, radi praćenja kretanja i optimiziranja hodograma.

Poruke i zadaci

Svim terenskim djelatnicima se kroz sustav mogu od strane administratora ili poslovodstva dodjeljivati zadaci i slati poruke, koje mogu obuhvaćati pojedinačnog korisnika ili grupu korisnika. Poruka se može vezati i uz kontekst pojedinog prodajnog mjesta.